Jak działają kontrolki formularza w Excelu?

Rozwijane listy są często wykorzystywane w arkuszu kalkulacyjnym. Ułatwiają pracę z dużą ilością danych w Excelu i pozwalają wyeliminować błędy. Można je tworzyć za pomocą kontrolek formularza, które sprawdzają się w przypadku danych z wieloma opcjami do wyboru. Jeśli jesteś ciekawy jak zrobić rozwijaną listę wartości, z której można wybierać różne dane to dzisiejszy artykuł może okazać się pomocny. Skorzystaj z instrukcji krok po kroku. Zaczynamy!

Zrzuty ekranu w tym artykule zostały wykonane w programie Excel dla Office 365. Jeżeli masz inną wersję programu Excel, wygląd może się nieco różnić ale nie martw się funkcje pozostają takie same. Zaczynamy!

Jak działają kontrolki formularza w Excelu?

1. Dysponujemy tabelą, zawierającą dane 16 osób (imiona, data i miejsce urodzenia, wiek zarobki oraz płeć). Naszym zadaniem będzie utworzenie formatki, pozwalającej nam wybrać kilka informacji dla konkretnego pracownika.
   
2. Zaczynamy od wstawienia pól listy. W górnym pasku nawigacji przechodzimy do zakładki „Deweloper” (jeśli nie jest wyciągnięta to należy na karcie Plik wybrać Opcje a następnie w nowym oknie dialogowym przejść do zakładki „Dostosowanie wstążki” i w karcie głównej zaznaczyć pole „Deweloper”) i w sekcji „Formaty” klikamy przycisk „Wstaw”. Następnie po rozwinięciu menu, z formularza kontrolek wybieramy „pola listy”. W skoroszycie zaznaczamy miejsce, w którym chcemy je umieścić. Następie klikamy prawym przyciskiem myszy komputerowej i wybieramy opcję „Formatuj formant” aby wpisać wartości.
   
3. Pojawi się nowe okno dialogowe. Przechodzimy do zakładki „Kontrolka” a następnie wskazujemy zakres wejściowy (w naszym przypadku będzie to kolumna „Imiona”) oraz „Łącze komórki” czyli miejsce, w którym chcemy mieć wyświetlony nasz wybór (w naszym przykładzie będzie to komórka J6). W związku z tym, że jest to jakiś formant, który obsługuje tylko ten wybór nie wyświetli nam się imię tylko kolejna wartość tabeli do której się odwoływaliśmy. Czyli klikając na nasz wybór (imię Anna) otrzymamy wartość 1 (pierwsza w zestawieniu), wskazując imię Piotr uzyskamy wartość 3 itd.
   
4. Kolejnym krokiem będzie utworzenie takiego formularza, dzięki któremu po wybraniu konkretnego imienia z pola listy, wyświetli nam się dana osoba, jej data urodzenia, zarobki i płeć.
5. Na samym początku skorzystamy z funkcji INDEKS. Klikamy kursorem myszy w arkuszu kalkulacyjnym w to miejsce, w którym chcemy uzyskać wynik (w naszym przypadku będzie to komórka J7) a następnie wpisujemy formułę zaczynając od znaku równości. Otwieramy  nawias i wprowadzamy żądane argumenty. Jako tablicę zaznaczamy kolumnę, w której znajdują się imiona (blokujemy dane przyciskiem F4 lub klawisz Fn+F4), stawiamy średnik i jako numer wiersza wskazujemy komórkę, w której znajduje się wartość otrzymana w momencie tworzenia pola listy (patrz punkt 3). Zamykamy nawias i zatwierdzamy klikając przycisk „Enter”. Gotowe! Teraz wybierając imię z pola listy (po lewej stronie), automatycznie pojawia ono się w naszym formularzu „Dane pracownika”.
   
6. Aby automatycznie pojawiały nam się daty urodzenia dla konkretnej osoby musimy skorzystać z funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO. W tym celu klikamy kursorem myszki w arkuszu kalkulacyjnym w to miejsce, w którym chcesz uzyskać wynik (w naszym przypadku jest to komórka J8) a następnie wybieramy symbol funkcji (zaznaczone kolorem czerwonym). Otworzy się okno dialogowe „Wyszukaj funkcję”. W pustym polu wpisujemy nazwę „Wyszukaj.Pionowo” po czym wybieramy ją z listy poniżej. Zatwierdzamy klikając przycisk „OK”. Funkcja ta składa się z 4 argumentów: WYSZUKAJ.PIONOWO(szukana_wartość;tabela_tablica;numer indeksu_kolumny;przeszukiwany zakres). Naszą szukaną wartością jest imię dlatego też wskazujemy komórkę J7 (blokujemy F4 lub klawisz Fn+F4). Zaznaczamy tabelę z danymi źródłowymi (blokujemy F4 lub klawisz Fn+F4). Data urodzenia znajduje się w trzeciej kolumnie zaznaczonej tabeli, dlatego też w polu „numer_indeksu_kolumny_ wpisujemy 3. W ostatnim polu „Przeszukiwany_zakres” wpisujemy 0 ponieważ chcemy aby Excel znalazł dokładną wartość a nie przybliżoną. Zatwierdzamy klikając „OK”.
   
7. Pojawi się wynik tylko niestety nie w tym formacie w jakim byśmy chcieli. W związku z tym klikamy na niego prawym przyciskiem myszy komputerowej i przechodzimy do formatu komórki. Otworzy się okno dialogowe. W zakładce „Liczby” wybieramy kategorię „Data” a następnie w obszarze „Typ” wskazujemy format daty. W polu „Przykład” zobaczymy podgląd wybranego formatowania. Gotowe! Daty urodzenia będą się zmieniać automatycznie po wybraniu konkretnej osoby.
   
8. Z danymi dotyczącymi zarobków oraz z płci postępujemy analogicznie. Ale żeby nie wpisywać ponownie funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO my uzupełnimy pozostałe komórki formularza, chwytając za prawy, dolny róg uchwytu wypełnienia i przeciągniemy w dół (przy pomocy myszy komputerowej). Następnie wklikamy się do komórki J9 aby przejść do edycji formuły i zmienimy jedynie numery kolumny (wysokości zarobków znajdują się w kolumnie 5 natomiast płeć w kolumnie 6). Udało się! Teraz po wskazaniu konkretnej osoby, w formularzu obok pojawią się wszystkie jej dane.
   

Pytania?

Masz dodatkowe pytania? Skorzystaj z możliwości skomentowania poniżej lub wyślij nam wiadomość korzystając z sekcji MAM PYTANIE