scalanie komórek Excela

Każdy użytkownik Excela (niezależnie od obecnego poziomu zaawansowania) powinien zdawać sobie sprawę jak ważne jest formatowanie danych zgodnie ze standardami oraz jak ważna jest konsekwencja przy tworzeniu baz danych. Aby praca w arkuszu kalkulacyjnym była przyjemna i łatwa należy zadbać o odpowiednią jakość przedstawianych w nim informacji. W szczególności warto zwrócić uwagę na scalone komórki. Z jednej strony dzięki nim tabele/zestawienia wyglądają po prostu ładniej i są bardziej czytelne, z drugiej zaś zastosowanie tej opcji przynosi przykre konsekwencje, np. niepoprawnie działające filtry, błędy w obliczeniach itp. Scalanie komórek można zatem wykorzystać w gotowych raportach na podstawie których nie będziemy tworzyć kolejnych zestawień. Ale jeśli budujemy tabele które mają posłużyć do dalszej „obróbki”, zastanówmy się czy warto scalać komórki. Dlaczego mogą być naszym wrogiem numer jeden? Skorzystaj z naszej krótkiej instrukcji krok po kroku. Zaczynamy!

Zrzuty ekranu w tym artykule zostały wykonane w programie Excel dla Office 365. Jeżeli masz inną wersję programu, wygląd może się nieco różnić ale nie martw się funkcje pozostają takie same.

JAK DZIAŁAJĄ FILTRY PRZY SCALONYCH KOMÓRKACH?

Jak włączyć filtr? Wystarczy w górnym pasku nawigacji przejść do zakładki „Narzędzia główne” i w sekcji „Edytowanie” wybrać opcję „Sortuj i filtruj”. Można też użyć skrótu klawiszowego CTRL+SHIFT+L. Teraz załóżmy, że chcemy przefiltrować wszystkie wiersze dotyczące Firmy F. Rozwijamy pole filtrowania, wybieramy odpowiednią opcję i klikamy przycisk „OK”.

I niestety widzimy, że otrzymany wynik nie jest prawidłowy. Do Firmy F przypisano tylko Produkt 2 oraz Produkt 7 a przecież na pierwotnym zestawieniu mamy jeszcze Produkt 3 oraz Produkt 8. Dlaczego tak się stało? Spójrz na drugi rysunek, przedstawiający zestawienie przed scaleniem komórek. Widać na nim, że wartość z napisem „Firma F” znajduje się w wierszu 10 oraz 15 obok komórek z „Produktem 2” oraz „Produktem 7”. Dlatego wartość „Firma F” odnosi się do pierwszej ze scalonych komórek a pozostałe zostają puste. Widzisz zatem, że pojawienie się zarówno komórek zwykłych, jak i scalonych w obszarze tabeli powoduje niepoprawne i niespójne wyniki.

SUMOWANIE WARTOŚCI – CZY WYNIK JEST POPRAWNY?

Jeśli nasze zestawienie jest naprawdę krótkie możemy dodawać wartości ręcznie. Ale jeśli tabela jest bardzo rozbudowana warto skorzystać z funkcji SUMA.JEŻELI. Za jej pomocą można zsumować komórki spełniające określone przez użytkownika kryteria. W naszym przykładzie będziemy chcieli podsumować ceny produktów oferowanych przez Firmę F. W dowolnej pustej komórce wprowadzamy formułę „SUMA.JEŻELI”. Zaczynamy od wpisania znaku równości a następnie wprowadzamy nawias otwierający. Pierwsze dwa argumenty to zakres (czyli komórki, które funkcja będzie sprawdzała pod kątem kryteriów i w naszym przypadku będzie to kolumna o nazwie „FIRMA”) oraz kryteria (czyli u nas będzie to słowo „Firma F” ponieważ to ceny produktów dla tego przedsiębiorstwa chcemy zsumować). Słowo musi znajdować się w cudzysłowiu. Do zaznaczenia komórek z kolumny „FIRMA” można użyć skrótu klawiszowego CTRL + SHIFT +strzałka w dół. Bardzo przydatna opcja zwłaszcza gdy dysponujemy bardzo rozbudowaną i długa listą danych. Stawiamy średnik i jako trzeci argument czyli „suma_zakres” wybieramy obszar z którego Excel będzie sumował komórki. Więc w naszym przypadku zaznaczamy kolumnę z wszystkimi cenami (stajemy na pierwszej komórce i używamy skrótu klawiszowego CTRL + SHIFT +strzałka w dół). Zamykamy nawias i klikamy przycisk „Enter”.

Niestety otrzymany wynik nie jest prawidłowy i składają się na niego wartości z komórek D10 oraz D15 (rys. 1). Dlaczego Excel wziął tylko te dwie liczby pod uwagę? Ponieważ Firma F wpisana jest tylko w komórce B10 oraz B15 (rys.2 dane przed scaleniem). Pozostałe są puste i przez funkcję SUMA.JEŻELI nie są brane pod uwagę.

SORTOWANIE KOMÓREK – CZY DZIAŁA?

Załóżmy, że chcemy posortować dane według ceny produktów. W tym celu klikamy prawym przyciskiem myszy komputerowej w dowolnym miejscu w kolumnie „CENA” a następnie z listy wybieramy kategorię „Sortuj” i przechodzimy do opcji np. „Sortuj od najmniejszych do największych”. Niestety na ekranie pojawia się komunikat z błędem mówiący o tym, że operacja wymaga aby wszystkie scalane komórki miały takie same rozmiary.

Sam widzisz, że scalanie komórek w arkuszu kalkulacyjnym może przysporzyć sporo problemów. Oczywiście nie zabraniamy korzystania z tej opcji formatowania danych (my sami od czasu do czasu scalamy komórki w swoich zestawieniach). Chcieliśmy abyś w przyszłości zwrócił uwagę na pewne nieprawidłowości, które wiążą się ze scalaniem komórek.

Pytania?

Masz problem? Potrzebujesz naszej pomocy/wskazówki? Skorzystaj z jednej dostępnych z opcji: napisz do nas w komentarzach korzystając z pola poniżej, skorzystaj z forum gdzie możesz uzyskać pomoc od innych użytkowników naszej strony lub wyślij do nas wiadomość!

Piękniejsza strona naszego portalu! Najczęściej pisze o telefonii komórkowej oraz sieciach społecznościowych. A jak już ma dość to biega i sporo kręci na rowerze.

Dodaj komentarz

avatar
  Subskrybuj  
Powiadom o