Shot of a group of programmers working together on a computer code at night

Współdziałanie wykorzystywanych w przedsiębiorstwie systemów informatycznych jest niezbędne do dobrego zarządzania jego działaniem i daje dostęp do potrzebnych danych. W przypadku obsługi działań logistycznych konieczne będzie zintegrowanie systemu WMS przeznaczonego do obsługi magazynu z systemem ERP, który jest wykorzystywany jako narzędzie kompleksowego kierowania funkcjonowaniem firmy.

Rozwiązania informatyczne wspierające funkcjonowanie przedsiębiorstw

„Logistyka jest jednym z najważniejszych obszarów funkcjonowania przedsiębiorstwa, niezależnie od branży, w której ono działa. Zapewnienie sprawnych dostaw surowców, towarów lub usług, a także maksymalnie efektywne dostarczanie ich do odbiorców wymaga dobrej koordynacji i stałego odstępu do danych umożliwiających bieżące monitorowanie stanu wszystkich procesów logistycznych oraz planowania przyszłych działań. Działalność logistyczna, zwłaszcza w przedsiębiorstwach, które obsługują dużą liczbę klientów i mają szeroką ofertę produktową lub działających na wielu rynkach geograficznych lub asortymentowych, bywa prawdziwym wyzwaniem. Wszelkie niedociągnięcia są najczęściej kosztowne, skutkując np. stratami powodowanymi przestojami z racji braku potrzebnych surowców czy części, utratą zaufania klientów przez opóźnienie wysyłki czy pomyłki podczas kompletacji zamówień. Praca nowoczesnego magazynu, niezależnie od tego czy obsługuje on firmę produkcyjną, usługową, czy też handlową bez wsparcia odpowiednich systemów informatycznych jest dziś trudna do wyobrażenia” – zauważa przedstawiciel firmy Novacura, zajmującej się projektowaniem i wdrażaniem informatycznych systemów biznesowych oraz optymalizacją procesów.

Sposobem na kontrolowanie procesów związanych z funkcjonowaniem magazynu jest wykorzystywanie danych dostarczanych przez wyspecjalizowane systemy informatyczne oraz urządzenia pozwalające na zautomatyzowanie wykonywania wielu czynności oraz samego przepływu danych. Dzięki rozwiązaniom z zakresu oprogramowania dedykowanego działalności logistycznej możliwe staje się znaczne przyspieszenie procesu realizacji zamówień, wyeliminowanie lub znaczne ograniczenie obiegu dokumentów papierowych, podniesienie jakości i niezawodności kompletowania zamówień, bieżące śledzenie postępów oraz sprawniejsze zarządzanie przepływem towarów. Odpowiednie systemy informatyczne mogą wspierać wszystkie obszary związane z działalnością logistyczną – prowadzeniem odpowiedniej gospodarki materiałowej i utrzymywaniem zapasów na pożądanym poziomie, właściwym dla charakteru poszczególnych towarów i produktów magazynowaniem, przygotowywaniem wysyłek i odbiorem kierowanych do magazynu dostaw, nadzorowaniem transportu i spedycji, a także wymianą danych z kontrahentami współpracującymi z przedsiębiorstwem czy między poszczególnymi oddziałami lub działami.

Systemy informatyczne mogą wspierać wszystkie procesy logistyczne wykonywane przez firmę. Umożliwiają monitoring procedur związanych z gospodarowaniem zasobami przedsiębiorstwa, koordynowanie działań i procesów logistycznych, także tych, które są wykonywane przez firmy zewnętrzne lub na ich rzecz. Odpowiednie oprogramowanie daje też możliwość sterowania procesami logistycznymi, jak również planowania. Wszystkie te zadania mogą być realizowane zarówno przez wyspecjalizowane systemy dedykowane do działalności logistycznej, takie jak np. systemy WMS (Warehouse Management System – Systemy zarządzania magazynem), ale także przez kompleksowe pakiety oprogramowania wspierające działanie firmy w różnych obszarach w postaci systemów ERP (Enterprise Resource Planning – Systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa).

Systemy informatyczne wspomagające działania w obszarze logistyki

Systemy EPR służące do zarządzania wszystkimi zasobami przedsiębiorstwa tworzą środowisko pozwalające na realizację zadań ze wszystkich kluczowych obszarów związanych z działaniem firmy. W zależności od wielkości podmiotu gospodarczego i jego potrzeb systemy tego rodzaju mogą wspomagać zarządzanie zasobami ludzkimi, działaniami marketingowymi, pracą działu sprzedaży, finansami i księgowością, ułatwiać obsługę środków trwałych, a także porządkować działania marketingowe. Jednymi z ważniejszych zadań są ponadto wspieranie produkcji oraz nadzór nad magazynem i działaniami logistycznymi. Oprogramowanie tego typu często pozwala na ustalanie harmonogramów produkcji, kontrolowanie poziomu wykorzystania dostępnych zasobów, zarządzanie zmianami profilu produkcji czy dostosowywaniem produktów do określonych wymagań, jak również monitorowanie jakości. Wśród funkcji logistycznych poza kwestiami łączącymi się z bieżącym zarządzaniem i planowaniem znajdują się zwykle sprawy związane z integracją z systemami używanymi przez kontrahentów i wymianą danych.

Cechą charakterystyczną systemów ERP jest najczęściej duża elastyczność umożliwiająca zarówno pracę modułową w wybranych obszarach, np. obsłudze klienta, serwisie czy zarządzaniu zasobami ludzkimi albo łączenie ich w jeden spójny i zintegrowany system. Z możliwości łączenia korzystają nierzadko firmy, które prowadzą działalność na nieco mniejszą skalę. Tam, gdzie jest ona większa, a przez to bardziej złożona, częstszym wyborem jest albo rozbudowa konkretnych modułów, albo integracja z zewnętrznym oprogramowaniem obsługującym konkretną dziedzinę. Systemy ERP zwykle muszą więc mieć możliwość zautomatyzowanej wymiany informacji z innymi aplikacjami lub wręcz pracy na tych samych bazach danych.

Systemy WMS stanowią rodzaj wyspecjalizowanego oprogramowania przeznaczonego do obsługi działalności logistycznej ze szczególnym naciskiem na pracę magazynu, w tym zarządzanie przepływem towaru oraz optymalizowaniem procesów związanych z przechowywaniem, a także wykorzystaniem dostępnej powierzchni magazynowej. Do zadań oprogramowania tego rodzaju należy współpraca ze wszystkimi urządzeniami służącymi do rejestrowania przepływu poszczególnych towarów od ręcznych skanerów po rozwiązania pozwalające na obsługę regałów przepływowych. Lista funkcji systemu zarządzania magazynem WMS zależy zwykle od jego konkretnej implementacji, w większości przypadków można jednak wśród nich znaleźć podmoduły do obsługi przychodzących dostaw – wprowadzania do bazy danych, rozmieszczania na dostępnej powierzchni magazynowej czy potrzebnych wewnętrznych przesunięć. Realizowane są również operacje przydatne do planowania i kompletowania zamówień, przygotowywania wysyłek, raportowania braków czy kontroli towarów wychodzących z magazynu. Oprogramowanie WMS często pozwala na śledzenie towarów przemieszczanych do i z magazynu oraz wykonywanie zadań związanych ze spedycją. Ważna jest też możliwość bieżącego śledzenia stanów magazynowych czy przeprowadzania inwentaryzacji.

Warto jednak pamiętać, że systemy WMS rzadko kiedy są używane oddzielnie. Do sprawnego działania firmy niezbędna będzie ich integracja np. z oprogramowaniem używanym do prowadzenia sprzedaży CRM (Customer Relationship Management), zakupami towarów SRM (Supplier Relationship Managment) czy kompleksowego zarządzania firmą jak ERP.

Jak może wyglądać w praktyce działanie systemu WMS i EPR?

Choć w wielu przypadkach wystarczającym narzędziem pozwalającym na skuteczną obsługę zasobów magazynowych jest wyłącznie system ERP, niekiedy rozbudowany o dodatkowe funkcje, to często konieczne będzie używanie bardziej zaawansowanych narzędzi w postaci oprogramowania WMS. Ponieważ system WMS stanowi odrębną całość powinien zostać odpowiednio zintegrowany z oprogramowaniem ERP, oferując dostęp do kluczowych informacji, a jednocześnie przyjmując z niego dane dotyczące zleceń przyjęcia czy wydania określonych towarów i raportując w określonym przez użytkownika obszarze. Najczęściej współpraca systemów sprowadza się do wymiany informacji oraz realizowania w ramach systemu WMS zleceń otrzymywanych z systemu ERP. W praktyce może to polegać np. na obsłudze zlecenia sprzedaży realizowanego w oprogramowaniu ERP, które przesyła do WMS dyspozycję skompletowania określonej przesyłki, przygotowania jej do dostawy oraz wykonanie wysyłki i potwierdzenie dostawy. W wyniku podjętych działań do systemu ERP są w takim przypadku raportowane np. zmiana stanu magazynowego oraz przekazanie danych umożliwiających zafakturowanie dostawy.

Dobra współpraca systemu ERP i WMS daje możliwość pełnej obsługi procesów związanych ze wszystkimi łańcuchami dostaw realizowanymi w firmie. Poszczególne zadania, które muszą być wykonane dla zrealizowania określonych zleceń, są inicjowane w systemie ERP np. przez zarejestrowanie faktu dokonania sprzedaży. Po ustaleniu szczegółów w ramach systemu współpracy z klientem lub dostawcą informacja o zleceniu trafia do systemu WMS, gdzie dochodzi do przyjęcia lub wydania określonego towaru przez realizację wszystkich niezbędnych zadań pośrednich obsługiwanych przez ten system – kompletacji lub identyfikacji, pobrania albo rozmieszczenia ładunku, a wreszcie dokonania wysyłki wraz z niezbędnym etykietowaniem, zaplanowaniem trasy i wydaniem ładunku do spedycji. W zależności od wymogów do systemu ERP mogą trafiać raporty o stanie realizacji zlecenia lub dopiero jego ukończeniu, wraz z modyfikacją stanów magazynowych.

Integracja oprogramowania ERP i WMS może się odbywać na różne sposoby w zależności od tego, w jaki sposób zostały zaprojektowane i stworzone oba systemy. Wielu dostawców systemów informatycznych oferuje aplikacje działające na platformach umożliwiających łatwe włączanie poszczególnych programów czy modułów w system agregujący dane i ułatwiający ich wymianę. Sprawne działanie i pełna współpraca obu systemów zapewnia najlepsze dostosowanie firmy do realiów rynkowych oraz przyczynia się do poprawy szybkości i jakości obsługi klienta.

Pytania?

Masz problem? Potrzebujesz naszej pomocy/wskazówki? Skorzystaj z jednej dostępnych z opcji: napisz do nas w komentarzach korzystając z pola poniżej, skorzystaj z forum gdzie możesz uzyskać pomoc od innych użytkowników naszej strony lub wyślij do nas wiadomość!


Komentuj Nasze forum Napisz do nas

guest
0 komentarzy
Inline Feedbacks
View all comments