Jak za pomocą Excela monitorować przeterminowane płatności?

Nieuregulowane na czas rachunki? Faktury dawno przeterminowane? Jeśli nie chcesz otrzymać w prezencie wezwania do zapłaty, zacznij monitorować swoje wydatki. Aby ułatwić sobie pracę, wykorzystaj arkusz kalkulacyjny. Za pomocą kilku prostych formuł będziesz mógł określać status dokumentów, sprawdzając dodatkowo ilość dni ich przeterminowania. Jeśli jesteś ciekawy jak to działa, skorzystaj z dzisiejszej instrukcji krok po kroku. Zaczynamy!

Zrzuty ekranu w tym artykule zostały wykonane w programie Excel dla Office 365. Jeżeli masz inną wersję programu, wygląd może się nieco różnić ale nie martw się funkcje pozostają takie same.

1. Dysponujemy zestawieniem faktur i rachunków wraz z terminami zapłaty. Naszym zadaniem jest określenie statusu faktury (przedawniona czy też nie) a także podanie informacji o ile dni dany dokument zoatał przeterminowany.
2. W dowolnej, pustej komórce arkusza wpisujemy dzisiejszą datę, używając funkcji DZIŚ. W składni tej funkcji nie występują argumenty dlatego też wystarczy, że po jej wpisaniu klikniemy przycisk „Enter”. Data ta będzie się aktualizowała przy każdym wejściu do pliku. Wynik możemy sformatować, według uznania. W tym celu, klikamy prawym przyciskiem myszy komputerowej na pole z wynikiem a następnie z listy wybieramy opcję „Formatuj komórki”. Otworzy się okno dialogowe. W zakładce „Liczby” wybieramy kategorię „Data” a następnie w obszarze „Typ” wskazujemy format daty. W polu „Przykład” zobaczymy podgląd wybranego formatowania.
   
3. Dokument jest przeterminowany wówczas, gdy termin płatności jest mniejszy od bieżącej daty. Aby określić jego status wykorzystamy funkcję „JEŻELI”.
4. Klikamy kursorem myszy w arkuszu kalkulacyjnym w to miejsce, w którym chcemy uzyskać wynik (w naszym przypadku zaczynamy od komórki F8). Następnie wybieramy symbol funkcji, który jest zaznaczony kolorem czerwonym.
   
5. Otworzy się okno dialogowe „Wyszukaj funkcję”. W pustym polu wpisujemy nazwę funkcji „Jeżeli” po czym wybieramy ją z listy poniżej. Zatwierdzamy klikając „OK”.
   
6. Funkcja JEŻELI składa się z trzech argumentów. Na początku mamy jakiś test logiczny i jeżeli jest on prawdziwy to funkcja zwraca jakąś wartość natomiast jeśli test logiczny jest nieprawdziwy to wówczas funkcja wykonuje inne działanie. JEŻELI(test_logiczny;wartość_jeżeli_prawda;wartość_jeżeli_fałsz).
   
   
7. Wpisujemy w oknie dialogowym funkcji odpowiednie dane. Tworzymy test logiczny, który będzie brzmiał: termin zapłaty jest mniejszy od bieżącej daty (aktualną datę trzeba zablokować wciskając F4 lub Fn+F4 ponieważ będzie ona stałą dla każdej kolejnej formuły). Odwołujemy się do odpowiednich komórek w tabeli (w tym przypadku E8<E2). Jeżeli warunek zostanie spełniony to ma pojawić się słowo „przeterminowana” a jeżeli miałby być to fałsz powinno wyświetlić się puste miejsce (wpisujemy dwa cudzysłowia). Zatwierdzamy klikając przycisk „OK”.
   
8. Pierwsza komórka jest pusta, co oznacza, że faktura nie jest przeterminowana i jest zgodne z zamieszczonymi danymi. Uzupełniamy pozostałe komórki tabeli, chwytając za prawy, dolny róg uchwytu wypełnienia, i przeciągamy w dół (przy pomocy myszy komputerowej).
   
9. Teraz sprawdzamy ile dni przeterminowana jest dana faktura. W tym celu również wykorzystamy funkcję „JEŻELI”. Tak jak poprzednio, po wyświetleniu się okna dialogowego funkcji wpisujemy odpowiednie dane. Tworzymy test logiczny, który będzie brzmiał: termin zapłaty jest mniejszy od bieżącej daty (aktualną datę trzeba zablokować wciskając klawisz F4 lub Fn+F4 ponieważ będzie ona stałą dla każdej kolejnej formuły). Odwołujemy się do odpowiednich komórek w tabeli (w tym przypadku E8<E2). Jeżeli warunek zostanie spełniony to ma pojawić się liczba dni (obliczamy różnicę pomiędzy bieżącą datą a terminem płatności, przy czym tę pierwszą znów blokujemy) a jeżeli miałby być to fałsz powinno wyświetlić się zero.
   
10. W pierwszej komórce wyświetliło się zero, co jest zgodne z zamieszczonymi danymi. Uzupełniamy pozostałe komórki tabeli, chwytając za prawy, dolny róg uchwytu wypełnienia, i przeciągamy w dół (przy pomocy myszy komputerowej).
    

Pytania?

Masz dodatkowe pytania? Skorzystaj z możliwości skomentowania poniżej lub wyślij nam wiadomość korzystając z sekcji MAM PYTANIE