Śledzenie zmian w arkuszu kalkulacyjnym to świetny sposób na zabezpieczenie się przed utratą pewnych danych, zwłaszcza gdy zamieszczamy plik na dysku sieciowym i współpracujemy z innymi osobami, które mogą go modyfikować. Opcja ta jest przydatna jeśli dokument jest już prawie gotowy i chcemy aby inni użytkownicy nanieśli swoje poprawki. Oczywiście niezależnie od tego czy pracujemy samodzielnie w skoroszycie Excela czy też udostępniamy go innym użytkownikom, może zajść potrzeba sprawdzenia jakie zmiany zostały wprowadzone do pliku. Jeśli jesteś ciekawy jak to zrobić, skorzystaj z naszej instrukcji krok po kroku. Zaczynamy!
Zrzuty ekranu w tym artykule zostały wykonane w programie Excel dla Office 365. Jeżeli masz inną wersję programu, wygląd może się nieco różnić ale nie martw się funkcje pozostają takie same.
Jak działa opcja śledzenia zmian w skoroszycie Excela?
- Otwieramy arkusz kalkulacyjny, w którym chcemy śledzić wprowadzone zmiany (przez nas samych lub przez innych użytkowników).
- Teraz aby Excel mógł rejestrować każdą modyfikację, musimy uruchomić przycisk „Śledź zmiany”. W programie dla Office 365 opcja ta jest ukryta i należy ją samodzielnie dodać do paska narzędzi. W tym celu należy kliknąć na kartę „Plik”, wybrać „Opcje” a następnie w nowym oknie dialogowym przejść do zakładki „Dostosowanie wstążki” i w poleceniach, których nie ma na wstążce” zaznaczyć pole „Śledź zmiany”. Klikamy „Dodaj”. Pojawi się komunikat mówiący o tym, że polecenie należy dodać do grup niestandardowych i utworzyć nowy folder. Dlatego klikamy „OK”, tworzymy nową grupę, ponownie zaznaczamy opcję „Śledź zmiany”, dodajemy ją i zatwierdzamy przyciskiem „OK”.
- Opcja „Śledź zmiany” w naszym przypadku będzie znajdowała się w zakładce „Narzędzia główne” (lokalizację ustalamy w momencie dodawania przycisku do paska narzędzi).
- Po rozwinięciu opcji „Śledzenie zmian” klikamy na pole „Wyróżnij zmiany”. Pojawi się nowe okno dialogowe „Wyróżnianie zmian”, w którym musimy teraz zaznaczyć opcję „Śledź zmiany podczas edytowania. To opcja udostępnia również skoroszyt”. Możemy wybrać od kiedy nasz plik ma rejestrować zmiany (od ostatniego zapisu, jeszcze nie przejrzane, wszystkie lub od konkretnej daty), wskazać obszar, który ma być śledzony (określony zakres komórek) a także ustawić śledzenie zmian wprowadzonych przez dowolną osobę lub zmian wprowadzonych przez wszystkich oprócz nas. Zaznaczamy jeszcze pole wyboru „Wyróżniaj zmiany na ekranie”. Na koniec zatwierdzamy przyciskiem „OK”.
- Pojawi się komunikat, informujący o tym, że spowoduje to zapisanie skoroszytu. Zatwierdzamy „OK”. W zależności od tego gdzie znajduje się plik, może on zostać udostępniony innym osobom (zapisanie dokumentu na dysku sieciowym) lub pozostać tylko do naszej dyspozycji (zapisanie go w pamięci podręcznej (np. pendrive).
- Teraz można przeglądać dokonane zmiany przez innych użytkowników lub przez nas samych. Wystarczy ponownie uruchomić opcję „Śledzenia zmian” i z listy wybrać „Zaakceptuj/Odrzuć zmiany”. Pojawi się nowe okno dialogowe, w którym będziemy mogli wybrać różne opcje zmian do zaakceptowania lub odrzucenia. Wskazujemy z jakiego okresu zmiany chcemy sprawdzić, wskazujemy osobę, która mogła modyfikować plik a także możemy określić obszar, który ma zostać prześledzony. Otrzymamy informacje kto dokonał zmian w dokumencie, kiedy, w jakiej lokalizacji, jakie były wartości pierwotne i te już po modyfikacji. Każdą zmianę możemy akceptować lub odrzucać pojedynczo bądź też zrobić to hurtowo.
Pytania?
Jeżeli masz pytania – daj nam znać w komentarzu poniżej lub skontaktuj się z nami poprzez zakładkę MAM PYTANIE
