Strona główna komputer Jak łatwo zbudować rozwijaną listę w Excelu?

Jak łatwo zbudować rozwijaną listę w Excelu?

Przez

12 marca 2019

2943

Rozwijane listy są bardzo popularną opcją wykorzystywaną w arkuszu kalkulacyjnym. Ułatwiają pracę z dużą ilością danych w Excelu i pozwalają wyeliminować błędy. W dzisiejszym artykule pokażemy zarówno jak utworzyć prostą listę, której elementy wpisywane są ręcznie do komórek a także dynamiczną, rozwijaną listę przy tworzeniu której wykorzystuje się odpowiednie funkcje Excela. Jesteś ciekawy? Zapraszamy!

Zrzuty ekranu w tym artykule zostały wykonane w programie Excel dla Office 365. Jeżeli masz inną wersję programu Excel, wygląd może się nieco różnić ale nie martw się funkcje pozostają takie same. Zaczynamy!

Tworzenie rozwijanej listy z elementów wpisanych ręcznie oraz danych pobranych z innych komórek.

Dysponujemy zestawieniem z numerami zamówień oraz ich statusem realizacji. Chcemy aby na naszej rozwijanej liści znajdowały się dane, które mamy już zapisane w arkuszu kalkulacyjnym. W tym przypadku utworzymy rozwijaną listę w kolumnie G czyli „status”. Zaznaczamy wybrany obszar (pomijamy nagłówki). Możemy użyć w tym celu także skrótu klawiszowego CTRL+SHIFT+strzałka w dół. Jest to bardzo szybki sposób i przydaje się w pracy z dużą ilością danych.
W górnym pasku nawigacji przechodzimy do zakładki „Dane” a następnie w sekcji „Narzędzia danych” wybieramy opcję „Poprawność danych”.
Wyświetli się nowe okno dialogowe. W polu „Dozwolone” wybieramy opcję „Lista”. Elementy listy wprowadzamy ręcznie oddzielając je średnikami. Zatwierdzamy klikając przycisk „OK”.
Możemy mieć także sytuację, w której będziemy odwoływać się do danych z innej tablicy. Wówczas zaznaczamy obszar w którym będzie znajdować się rozwijana lista a następnie w górnym menu w zakładce „Dane” wybieramy opcję „Poprawność danych” i w nowym oknie dialogowym w polu „Źródło” zamiast wprowadzać ręcznie słowa, wystarczy zaznaczyć zakres komórek z tablicy źródłowej (w naszym przypadku będzie to kolumna I).
Gotowe! Została utworzona rozwijana lista na tych komórkach, które były przez nas zaznaczone. Działa? 🙂

Tworzenie dynamicznych rozwijanych list w arkuszu kalkulacyjnym.

Dynamiczna rozwijana lista to taka, której elementy będą się aktualizować po zmianie danych w komórkach z których zestawienie jest tworzone. Można dopisywać do niej elementy jak również usuwać je.

Dysponujemy zestawieniem zatrudnionych pracowników wraz z ich wynagrodzeniem. Naszym zadaniem jest utworzenie dynamicznej rozwijanej listy z zarobkami.
Użyjemy funkcji PRZESUNIĘCIE, która składa się z pięciu argumentów i zwraca się do zakresu, który jest podaną liczbą wierszy lub kolumn. Ustawiamy się w dowolnym miejscu w arkuszu kalkulacyjnym. Zależy nam na tym aby zbudować zakres zaczynający się od komórki K7 a kończący na K14. Dlatego też pierwszym argumentem jaki wskażemy będzie komórka K7. Następnie blokujemy jej adres, wciskając przycisk F4 lub klawisz funkcyjny czyli Fn a następnie F4. Pojawią się symbole dolara zarówno przed literką kolumny jak i cyfrą wiersza. Naciskamy średnik i przechodzimy do drugiego argumentu.
Drugi argument mówi funkcji o ile wierszy w górę/dół ma się przesunąć, wskazując początek obszaru, który będzie tą funkcją budowany. W naszym przypadku będzie to komórka K7 więc nie chcemy się przesuwać ani w górę ani w dół, dlatego też wpisujemy wartość zero i stawiamy kolejny średnik.
Argument „kolumny” mówi funkcji o ile ma się przesunąć w lewo lub w prawo budując początek obszaru. W tej sytuacji my także wpisujemy wartość zero i naciskamy średnik.
Czwarty argument mówi funkcji jakiej wysokości będzie obszar, który zaczyna się od komórki K7 (wcześniej zdefiniowanej przez poprzednie 3 argumenty). Definiowany obszar musi mieć wysokość równą ilości pozycji w kolumnie K. W naszym przypadku wypełnionych jest 8 komórek więc moglibyśmy wpisać wartość 8 ale w momencie dodawania kolejnych zarobków poniżej komórki K14, dane te nie pojawiły by się automatycznie w rozwijanej liście. Dlatego też użyjemy funkcji ILE.NIEPUSTYCH. Zaznaczamy zakres od komórki K7 do miejsca w którym będziemy chcieli ewentualnie wpisywać jeszcze jakieś dane. My podamy zakres od K7 do K20. Blokujemy ten obszar, klikając F4 (lub Fn+F4), zamykamy nawias i wstawiamy kolejny średnik.
Ostatni argument mówi funkcji jakiej szerokości będzie obszar, który budujemy. W naszym przypadku obszar będzie składał się z jednej kolumny dlatego też wpisujemy wartość 1. Na koniec zamykamy nawias i klikamy przycisk „Enter”. Pojawia się błąd. Wejdziemy do edycji formuły, klikając w komórkę dwukrotnie. Następnie używając przycisku F9 lub Fn+F9 będziemy mogli podejrzeć co się pod tą funkcją kryje. Wracamy do formuły używając skrótu CTRL+Z.
Teraz kopiujemy formułę, klikamy „Enter” a następnie zaznaczamy obszar, w którym ma zostać zastosowana rozwijana lista i przechodzimy do zakładki „Dane”. Wybieramy opcję „Poprawność danych”. W polu „Dozwolone” wybieramy opcję „Lista” natomiast w obszarze „Źródło” wklejamy skopiowaną formułę. Zatwierdzamy przyciskiem „OK”.
Działa! 🙂 Teraz nowe, dostawione stawki wynagrodzenia w kolumnie K pojawią się także na rozwijanej liście w kolumnie G.