Strona główna komputer Jak łatwo utworzyć regułę w programie Outlook dla przychodzących wiadomości e-mail?

Jak łatwo utworzyć regułę w programie Outlook dla przychodzących wiadomości e-mail?

Przez

26 lutego 2019

5574

Outlook to program z pakietu Microsoft Office przy pomocy którego można zarządzać pocztą (wysyłać i odbierać e-maile) oraz kalendarzami. Jeżeli każdego dnia dostajesz bardzo dużą ilość wiadomości, dobrze gdyby Twoja skrzynka była zorganizowana w sposób ułatwiający segregowanie poczty. Zamiast robić to ręcznie możesz tworzyć reguły, które będą automatycznie przenosić elementy od określonego nadawcy (lub wiadomości zawierające określone słowa w wierszu tematu) do innego, konkretnego folderu. Jeśli dążysz do tego aby Twoja praca była bardziej efektywna i przyjemniejsza, to skorzystaj z dzisiejszego artykułu aby dowiedzieć się jak zarządzać wiadomościami e-mail za pomocą reguł. Zaczynamy!

JAK UTWORZYĆ NOWĄ REGUŁĘ?

Załóżmy, że chcesz aby wszystkie wiadomości od kontakt@jaklatwo.pl trafiały do folderu „Ważne”. W tym celu utwórz folder dedykowany. Naprowadź kursor na „skrzynkę odbiorczą” i kliknij prawym przyciskiem myszy. Z listy wybierz polecenie „Nowy folder”.
W okienku (polu tekstowym) wpisz nazwę nowego folderu „Ważne”. Zatwierdź przyciskiem „Enter”. Gotowe! W ten sposób folder już funkcjonuje i możesz zacząć przenosić wiadomości. Żeby nie przenosić ich ręcznie, utwórz regułę 🙂
Utwórz regułę automatycznych przeniesień wiadomości od kontakt@jaklatwo.pl do folderu „Ważne”. Aby to zrobić z górnego paska nawigacji wybierz opcję „Narzędzia główne” a następnie kliknij „Reguły” i przejdź do „Zarządzaj regułami i alertami”.
Pojawi się nowe okno dialogowe, w którym będziesz miał podgląd do już utworzonych reguł oraz ich opisów. Z tego poziomu możesz tworzyć także nowe, edytować je a także usuwać.
Kliknij opcję „Nowa reguła” a wyświetli się okno (kreator) z szablonami reguł. Możesz z nich skorzystać lub rozpocząć od pustej reguły. Wybierz wariant „Zastosuj regułę dla odbieranych wiadomości” i kliknij przycisk „Dalej”.
Zaznacz warunek jaki chcesz zastosować. Wybierz wariant „od osoby lub grupa publiczna” a następnie edytuj opis reguły (kliknij podkreśloną wartość). Na liście kontaktów w oknie wyszukiwania wpisz nazwę po której odnajdziesz nadawcę przychodzących wiadomości. Zatwierdź przyciskiem „Enter” a następnie kliknij „OK” i przejdź „Dalej.
W kolejnym kroku zdecyduj co chcesz zrobić dalej z wiadomością. Na początku ustaliliśmy, że należy ustawić regułę, która sprawi, że wszystkie wiadomości od jaklatwo.pl będą trafiać do folderu „Ważne”. Wobec czego zaznacz opcję „Przenieś ją do folderu”. Następnie w polu „edytuj opis reguły” wybierz folder docelowy. Zatwierdź klikając „OK”.
Wśród wyszczególnionych opcji zaznacz dodatkowo „Zaniechaj przetwarzania dalszych reguł”. Warto wspomnieć jeszcze o jednej kwestii. Symbol koperty i alertu o nowej wiadomości, pojawiają się tylko wówczas gdy poczta trafia bezpośrednio do skrzynki odbiorczej (nie do wyszczególnionego folderu). O ile symbolu koperty nie możesz zdefiniować dla folderu to jest możliwość ustawienia powiadomienia, dzięki któremu będziesz informowany o nowych wiadomościach od jaklatwo.pl. Wobec tego zaznacz pozycję „Wyświetl alert na pulpicie” i zatwierdź informację, która wyświetli się na ekranie. Kliknij „Dalej”
W kolejnym kroku możesz zdefiniować wyjątki (o ile są one Tobie niezbędne). Następnie kliknij przycisk „Dalej”. Podaj nazwę dla utworzonej reguły „jaklatwo”, skonfiguruj jej opcje, zaznaczając pozycję „Włącz regułę” a następnie zatwierdź klikając przycisk „Zakończ” i ponownie potwierdź wyświetloną na pulpicie informację. Na koniec użyj przycisku „Zastosuj” i „OK”.