Na pierwszy rzut oka dane wpisane w arkuszu kalkulacyjnym mogą wyglądać na poprawne. Ale niestety czasami to tylko pozory. Należy pamiętać, że aby traktować wartość jako liczbę, to w komórce Excela powinny znajdować się tylko cyfry, minusy (jeśli mamy do czynienia z liczbą ujemną), przecinki (użyte jako znaki rozdzielające część całkowitą od dziesiętnej) i ewentualnie symbole procenta. Jeśli zauważymy coś innego to wówczas dana wartość nie jest liczbą. Stąd też błędy w obliczeniach. W dzisiejszym artykule pokażemy Tobie jak łatwo pozbyć się spacji (która jak się okaże nie jest taką zwykłą spacją) i poprawnie sformatować komórki arkusza. Zaczynamy!
Zrzuty ekranu w tym artykule zostały wykonane w programie Excel dla Office 365. Jeżeli masz inną wersję programu, wygląd może się nieco różnić ale nie martw się funkcje pozostają takie same. Zaczynamy!
JAK SPRAWDZIĆ CZY DANE W KOMÓRCE TO LICZBY?
Dysponujemy wycinkiem zestawienia, w którym najważniejszą dla nas kolumną jest ta z kwotami. Od razu widzimy, że dane te są niepoprawne, ponieważ sumując wszystkie wartości, Excel wyrzuca nam zero.
Sprawdzamy, czy dane w kolumnie D to rzeczywiście liczby. W tym celu klikamy na dowolną komórkę arkusza kalkulacyjnego i używamy funkcji CZY.LICZBA. Wpisujemy formułę zaczynając od znaku równości. Otwieramy nawias i wskazujemy komórkę, w której znajduje się sprawdzana wartość. Zamykamy nawias i zatwierdzamy przyciskiem „Enter”. Otrzymujemy wynik FAŁSZ. Uzupełniamy pozostałe komórki, chwytając za prawy, dolny róg uchwytu wypełnienia i przeciągamy w dół. Wszystkie wyniki są takie same. Mamy więc pewność, że dane w zestawieniu to nie liczby.
ZNAJDŹ/ZAMIEŃ
Pierwsze co rzuca nam się w oczy to spacja. Naturalnym odruchem jest skorzystanie z opcji Znajdź/Zamień aby pozbyć się odstępu. Zaznaczamy więc wartości w kolumnie D i uruchamiamy mechanizm używając skrótu klawiszowego CTRL+H. Pojawi się nowe okno dialogowe, które umożliwi wyszukanie tekstu w dokumencie i zastąpienie go innym. W polu „Znajdź” wpisujemy spacje natomiast pole „Zamień” pozostawiamy puste. Zatwierdzamy klikając na przycisk „Zamień wszystko”. Niestety Excel wyrzuca nam komunikat, że nie może znaleźć danych do zamiany. Oznacza to, że odstęp oddzielający tysiące nie jest taką zwykłą spacją. Co zatem zrobić z tym fantem?
UŻYJ FUNKCJI PODSTAW
=PODSTAW(tekst;stary_tekst;nowy_tekst;[wystapienie_liczba])
Wpisujemy formułę zaczynając od znaku równości. Otwieramy nawias i wskazujemy pierwszą komórkę, na której będziemy działać (w naszym przypadku jest to D4). Stawiamy średnik.
Jako stary_tekst wpisujemy spację w cudzysłowiu. Stawiamy średnik i jako nowy_tekst wpisujemy sam cudzysłów (pusty ciąg tekstowy). W ten sposób powiemy Excelowi, żeby pozbył się odstępu. Zamykamy nawias (nie podamy czwartego argumentu. W ten sposób funkcja zamieni wszystkie możliwe wystąpienia). Zatwierdzamy klikając na przycisk „Enter”. Ale spójrz, spacja nie zniknęła. Oznacza to, że to nie jest taka zwykła spacja jaką my wstawiamy za pomocą klawiatury.
Musimy sprawdzić co to właściwie jest za znak. W tym celu klikamy w dowolną komórkę arkusza, wpisujemy funkcję FRAGMENT.TEKSTU. W ten sposób wyciągniemy ten znak działający jako spacja. Zaczynamy od znaku równości. Następnie otwieramy nawias i jako pierwszy argument wskazujemy komórkę, na której funkcja ma zadziałać (w naszym przypadku jest to D4). Stawiamy średnik.
Powiemy funkcji, żeby zaczęła wyciągać znaki od drugiego, dlatego w drugim argumencie (liczba początkowa) wpiszemy 2. Stawiamy średnik. Chcąc wyciągnąć jeden znak, podajemy w trzecim argumencie cyfrę 1. Zamykamy nawias i klikamy na przycisk „Enter”.
Tego znaku nie widzimy (ale uwierz mi na słowo, on tam jest ?). Sprawdzamy jaki jest jego kod. Użyjemy funkcji KOD. W tym celu w pustej komórce Excela zaczynamy od znaku równości a następnie otwieramy nawias i wskazujemy komórkę, w której znajduje się nasz tajemniczy znak. Zamykamy nawias i zatwierdzamy Enterem. Gotowe! Nasz znak ma kod 160 (zwykła spacja to kod 32 – sprawdzone).
Teraz wiedząc już co to za znak możemy działać dalej. Skorzystamy znów z funkcji PODSTAW. Wpisujemy formułę zaczynając od znaku równości. Otwieramy nawias i wskazujemy pierwszą komórkę, na której będziemy działać (w naszym przypadku jest to D4). Stawiamy średnik.
Drugie kryterium czyli stara_liczba to nic innego jak kod naszego znaku czyli 160 (wcześniej wpisywaliśmy spacje w cudzysłowiu). Użyjemy funkcji ZNAK aby wygenerować naszą tajemniczą „spację” ?Dlatego też po średniku wpisujemy formułę ZNAK, otwieramy nawias i wpisujemy kod 160. Zamykamy nawias i wstawiamy kolejny średnik, dzięki czemu wrócimy z powrotem do argumentów funkcji PODSTAW.
Trzeci argument to nowa_liczba i tutaj wpisujemy sam cudzysłów, ponieważ chcemy pozbyć się odstępu. Zamykamy nawias i zatwierdzamy przyciskiem „Enter”.
Udało się ?Mamy wartość bez „spacji”. Teraz możemy skopiować formułę do przyległych komórek. Chwytamy za prawy, dolny róg uchwytu wypełnienia i przeciągamy w dół.
No dobrze, ale to nadal nie koniec. Zauważ, że wszystkie wartości w kolumnie „Kwoty” są wyrównane do lewej strony. Oznacza to, że dane są tekstem (pamiętaj, że każdy tekst wpisany do komórki arkusza kalkulacyjnego automatycznie jest wyrównywany do lewej strony, natomiast wszystkie liczby są wyrównywane do prawej strony. I dzieje się to z automatu, bez niczyjej ingerencji).
Należy dokonać konwersji tekstu na liczby. Najszybszą metodą jest wklejanie specjalne. W tym celu w dowolnym miejscu w arkuszu, w pustej komórce wpisujemy liczbę 1. Tę liczbę kopiujemy i dokonamy operacji mnożenia wszystkich zaznaczonych wartości. Dzięki temu zabiegowi „przerobimy” tekst na liczby. Klikamy prawym przyciskiem myszy i wybieramy opcję „Wklej specjalnie”. Otworzy się nowe okno dialogowe. Zaznaczamy operacje „Mnożenia” bądź „Dzielenia” (nie ma to tak naprawdę znaczenia ponieważ każda wartość pomnożona lub podzielona przez 1 zwróci nam tę samą liczbę) a w obszarze „Wklejania” zaznaczamy pole „Wartości” (nie zniknie nam wówczas formatowanie). Zatwierdzamy klikając „OK”.
Na sam koniec możemy sformatować komórki. Klikamy prawym przyciskiem myszy na wszystkie zaznaczone kwoty i z rozwijanej listy wybieramy opcję „Formatuj komórki”. Pojawi się nowe okienko dialogowe. W zakładce „Liczby” wybieramy kategorię „Liczbowe”. Możemy także określić miejsca dziesiętne (ilość miejsc po przecinku). W polu „Przykład” zobaczymy podgląd wybranego formatowania. Zatwierdzamy, klikając na przycisk „OK”.
Pytania?
Masz problem? Potrzebujesz naszej pomocy/wskazówki? Skorzystaj z jednej dostępnych z opcji: napisz do nas w komentarzach korzystając z pola poniżej, skorzystaj z forum gdzie możesz uzyskać pomoc od innych użytkowników naszej strony lub wyślij do nas wiadomość!
