Jak łatwo porównać dane z dwóch tabel?

Otrzymałeś od swojego współpracownika zestawienie, które chciałbyś porównać na przykład z tym sprzed miesiąca? Jesteś ciekawy czy coś się w nim zmieniło? Możesz w łatwy sposób porównać obie tabele. Dzięki temu będziesz wiedział, czy wiersze, które występują w pierwszej tabeli znajdują się także w drugiej i na odwrót. Wiersze z obu tabel będą ustawione obok siebie więc będziesz mógł w łatwy sposób porównać je ze sobą. Jeśli jesteś ciekawy jak to zrobić to koniecznie skorzystaj z dzisiejszej instrukcji krok po kroku. To co, zaczynamy!

Zrzuty ekranu w tym artykule zostały wykonane w programie Excel dla Office 365.

1. Naszym zadaniem będzie porównanie dwóch tabel w taki sposób aby zestawić wiersze obok siebie. Wówczas będziemy widzieć, które dane zmieniły się lub które dane zostały usunięte.
   
2. Jeśli nasze dane nie zostały wcześniej przerobione na tabele, to w pierwszej kolejności musimy to zrobić. W tym celu klikamy w dowolne miejsce w obrębie pierwszego zestawienia. W górnym pasku nawigacji przechodzimy do zakładki „Wstawianie” a następnie klikamy na opcję „Tabela”. W małym okienku dialogowym pojawi się informacja o tym gdzie znajdują się dane tabeli. Zatwierdzamy klikając przycisk „OK”. Analogicznie postępujemy z drugim zestawieniem.
   
3. Klikamy kursorem myszy w dowolne miejsce w obrębie pierwszej tabeli i w górnym pasku nawigacji przechodzimy do zakładki „Projekt tabeli”. W obszarze „Właściwości” wpisujemy nazwę tabeli (w naszym przypadku będzie to „stara”). Podobnie robimy z drugą tabelą, która w tym przypadku będzie nazywać się „nowa”.
   
4. Teraz przyszedł czas na przekształcenie tych danych. Klikamy kursorem myszy w obrębie pierwszej tabeli a następnie w górnym pasku nawigacji przechodzimy do zakładki „Dane”. W obszarze „Pobieranie i przekształcanie” klikamy na opcję „Z tabeli/zakresu”.
   
5. Pojawi się edytor Power Query, w którym znajdą się dane z tabeli o nazwie „stara” (zapytanie jest zatytułowane tak samo). Załadujemy te wartości do pamięci. W tym celu klikamy na przycisk „Zamknij i załaduj” a następnie z rozwijanej listy wybieramy polecenie „Zamknij i załaduj do”. Otworzy się nowe okienko dialogowe, w którym zaznaczamy pole wyboru „Utwórz tylko połączenie”. Zatwierdzamy przyciskiem „OK”. Analogicznie postępujemy z drugą tabelą.
   
6. Teraz możemy utworzyć trzecie zapytanie, które pomoże nam zestawić zbiory danych z dwóch poprzednich zapytań. W tym celu ustawiamy się w dowolnym miejscu w obrębie jednej z tabel a następnie przechodzimy do zakładki „Dane”. W obszarze „Pobieranie i przekształcanie” klikamy na opcję „Pobierz dane”. Z rozwijanej listy wybieramy polecenie „Połącz zapytania” a następnie „Scal”.
   
7. Pojawi się nowe okno dialogowe, w którym Power Query poprosi nas o wskazanie zapytań, które mają być scalone. Z pierwszej rozwijanej listy wybieramy zapytanie o nazwie „stara” a z drugiej listy zapytanie „nowa”. Teraz musimy wskazać Excelowi po których kolumnach ma dokonać się scalenie. W naszym przypadku będziemy brać pod uwagę trzy pierwsze kolumny. Klikamy na pierwszą, przytrzymujemy przycisk „CTRL” i zaznaczamy kolejne. Przy nazwie nagłówka pojawią się małe cyferki. Mówią one o tym, że scalenie będzie następowało według trzech kolumn. To samo robimy z zapytaniem o nazwie „nowa”. Musimy pamiętać o kolejności (każda kolumna powinna być ponumerowana tak samo jak ta w zapytaniu u góry).
   
8. Przechodzimy do obszar o nazwie „Rodzaj sprzężenia”. Domyślnie zaznaczona jest opcja „Lewe zewnętrze”. Oznacza to, że pojawiłyby się wszystkie rekordy z pierwszej tabeli i pasujące rekordy z drugiej. Nam zależy na tym aby były wszystkie rekordy zarówno z tabeli „stara” jak i tabeli „nowa”. Dlatego też z listy wybieramy opcję o nazwie „Pełne zewnętrzne”. Zatwierdzamy, klikając na przycisk „OK”.
   
9. Otworzy się edytor Power Query, w którym po lewej stronie pojawią się wszystkie dane z pierwszego zapytania czyli tabeli o nazwie „stara” natomiast dane z drugiej tabeli pojawią się w kolumnie „nowa”. My chcemy wyodrębnić dane, które znajdują się w obiektach typu „Table” dlatego przy nagłówku „nowa” klikamy na ikonę takich dwóch strzałek (jedna w prawo, druga w lewo). Pojawi się nowe okienko dialogowe, w którym zaznaczamy, które pola chcemy wyodrębnić w tej nowej tabeli. My zaznaczamy wszystkie opcje. Dodatkowo warto zaznaczyć pole wyboru przy „Użyj oryginalnej nazwy kolumny jako prefiksu”. Będziemy wówczas wiedzieć, które z kolumn dotyczą tabeli o nazwie „nowa” (np. będzie kolumna o nazwie „nowa.zarobki” itd.). Zatwierdzamy, klikając na przycisk „OK”. Gotowe! Mamy zestawienie.
   
10. Przesyłamy teraz te dane do Excela aby już tam móc dalej pracować. W tym celu klikamy na przycisk „Zamknij i załaduj” a następnie z rozwijanej listy wybieramy polecenie „Zamknij i załaduj do”. Otworzy się nowe okienko dialogowe, w którym zaznaczamy pole wyboru „Tabela” i wskazujemy miejsce, w którym chcemy umieścić dane. My wskażemy miejsce w istniejącym już arkuszu. Zatwierdzamy przyciskiem „OK”.
    
11. Udało się! Power Query zestawiło nam dane z tabeli „stara” i tabeli „nowa” obok siebie. To ułatwi nam dalszą pracę. Będziemy mogli zweryfikować które dane zostały zmienione. W konkretnych wierszach znajdują się pasujące do siebie rekordy. Prawda, że łatwe?
    

Pytania?

Masz problem? Potrzebujesz naszej pomocy/wskazówki? Skorzystaj z jednej dostępnych z opcji: napisz do nas w komentarzach korzystając z pola poniżej, skorzystaj z forum gdzie możesz uzyskać pomoc od innych użytkowników naszej strony lub wyślij do nas wiadomość!