Czy miałeś kiedyś tak, że po otrzymaniu zestawienia w arkuszu kalkulacyjnym, nie mogłeś wykonać prawidłowo żadnych obliczeń? Nas to spotkało niejednokrotnie 😉 Zazwyczaj takie nieprawidłowości wynikają z błędów użytkownika i mają związek z typem danych przechowywanych w komórkach. Należy pamiętać, że aby móc dokonywać obliczeń, Excel musi widzieć, że wpisane wartości są rzeczywiście liczbami. Na co zwrócić uwagę i jak rozpoznać tabele z błędnie wpisanymi danymi? Jeśli jesteś ciekawy to koniecznie skorzystaj z naszej dzisiejszej krótkiej instrukcji krok po kroku. Zaczynamy!
Zrzuty ekranu w tym artykule zostały wykonane w programie Excel dla Office 365. Jeżeli masz inną wersję programu, wygląd może się nieco różnić ale nie martw się funkcje pozostają takie same.
- Posłużymy się małym zestawieniem, w którym widnieją różne wartości liczbowe i testowe. Zarówno kolumna „Liczby 1” jak i „Liczby 2” zawiera dane, które nie są liczbami. Aby to udowodnić wykonamy prostą operację matematyczną, czyli zsumujemy wartości dla każdej z tych kolumn.
- Na pierwszy ogień pójdzie kolumna z nagłówkiem „Liczby 1”. Klikamy kursorem myszy w arkuszu kalkulacyjnym w to miejsce, w którym chcemy uzyskać wynik, używając funkcji SUMA (w naszym przypadku jest to komórka M18). Wpisujemy formułę zaczynając od znaku równości, otwieramy nawias, zaznaczamy zakres komórek, które mają zostać zsumowane a następnie zamykamy nawias i zatwierdzamy przyciskiem „Enter”. Analogicznie postępujemy z kolumną „Liczby 2” (wynik uzyskamy w naszym przypadku w komórce N18). Już na pierwszy rzut oka widać, że sumy liczb dla każdej z kolumn są zdecydowanie większe niż otrzymane wyniki. Gdzie leży problem?
- Przyjrzyjmy się zatem naszym danym. Najpierw kolumna „Liczby 1”. To co powinno od razu zwrócić naszą uwagę to zielone, małe trójkąty, znajdujące się w lewym, górnym rogu komórki. Mogą one świadczyć o tym, że właśnie w tym miejscu znajduje się jakiś błąd. Po zaznaczeniu sobie takich komórek, pojawi się obrazek z symbolem wykrzyknika. Klikając na niego, wysunie się nam małe menu, z którego musimy wybrać opcję „Konwertuj na liczbę”. Spójrz, zniknęły wszystkie zielone trójkąty i tym samym poprawił nam się wynik sumowania. Oznacza to, że teraz dane w tych komórkach to rzeczywiście liczby 🙂
- No dobra ale co w sytuacji, gdy tych zielonych trójkątów nie ma a wynik nadal jest niepoprawny? Kolumna „Liczby 2” idealnie prezentuje właśnie taką sytuację. Na początku sprawdźmy, które wartości to tak naprawdę liczby. Użyjemy w tym celu funkcji CZY.LICZBA. Wpisujemy formułę zaczynając od znaku równości, otwieramy nawias, wskazujmy, komórkę, która ma zostać sprawdzona a następnie zamykamy nawias i zatwierdzamy przyciskiem „Enter”. Uzupełniamy pozostałe komórki, chwytając za prawy, dolny róg uchwytu wypełnienia i przeciągając w dół. Okazuje się, że tylko kilka z tych wartości to tak naprawdę liczby (te, przy których jest napis PRAWDA).
- Teraz znów należy dokonać konwersji tekstu na liczby. Najszybszą metodą jest wklejanie specjalne. W tym celu w dowolnym miejscu w arkuszu, w pustej komórce wpisujemy liczbę 1. Tę liczbę kopiujemy i dokonamy operacji mnożenia wszystkich zaznaczonych wartości. Dzięki temu zabiegowi „przerobimy” tekst na liczby. Klikamy prawym przyciskiem myszy i wybieramy opcję „Wklej specjalnie”. Otworzy się nowe okno dialogowe. Zaznaczamy operacje „Mnożenia” bądź „Dzielenia” (nie ma znaczenia ponieważ każda wartość pomnożona lub podzielona przez 1 zwróci nam tę samą liczbę) a w obszarze „Wklejania” zaznaczamy pole „Wartości” (nie zniknie nam wówczas formatowanie). Zatwierdzamy klikając „OK”. Gotowe! Spójrz, zmienił się także wynik sumowania 🙂
Prawda, że łatwe? Mamy nadzieję, że pomogliśmy! 🙂
Pytania?
Masz problem? Potrzebujesz naszej pomocy/wskazówki? Skorzystaj z jednej dostępnych z opcji: napisz do nas w komentarzach korzystając z pola poniżej, skorzystaj z forum gdzie możesz uzyskać pomoc od innych użytkowników naszej strony lub wyślij do nas wiadomość!
