Jak działa korespondencja seryjna w Wordzie?

Korespondencja seryjna to technika, po którą sięgamy w momencie tworzenia identycznie brzmiących dokumentów dla dużej ilości osób, różniących się jedynie pojedynczymi wartościami takimi jak imię, nazwisko, adres, data, zwroty grzecznościowe itd. Te kluczowe pola są automatycznie uzupełniane treścią pobieraną z wcześniej przygotowanej bazy danych. Jeśli tak jak my cenisz sobie swój czas i chciałbyś dowiedzieć się jak łatwo i szybko przenieść formatowanie do korespondencji seryjnej w Wordzie to skorzystaj z dzisiejszej porady. To na pewno zaoszczędzi Ci mnóstwa pracy przy tworzeniu etykiet adresowych oraz wielu pism naraz. Zaczynamy!

Zrzuty ekranu w tym artykule zostały wykonane w programie Excel i Word dla Office 365. Jeżeli masz inną wersję programu, wygląd może się nieco różnić ale nie martw się funkcje pozostają takie same.

Naszym zadaniem jest uzupełnienie pisma danymi, wskazując odpowiednio osobę, jej adres zamieszkania, wartość przyznanej nagrody a także termin jej wypłaty.

Jak wykorzystać korespondencję seryjną w Wordzie?

1. Otwieramy dokument w Wordzie (w naszym przykładzie jest to pismo informujące pracowników o przyznanych nagrodach pieniężnych) a także arkusz kalkulacyjny, w którym przetrzymujemy nasze dane źródłowe (dane osobowe, adresowe, kwoty, daty). Przechowujemy je w Excelu ponieważ często zdarza się, że Word nie radzi sobie z takimi wartościami jak duże liczby wymagające separatora tysięcy, procenty czy też daty, które powinny być sformatowane. Okazuje się wówczas, że Word nie stosuje tego formatowania, którego użyliśmy w arkuszu kalkulacyjnym. Oczywiście można ustawić odpowiedni format danych w edytorze tekstu ale jest to dość skomplikowane 🙂
2. W arkuszu kalkulacyjnym wartość nagrody jest zapisana z separatorem tysięcy wraz ze złotówkami (formaty walutowy) a data jej wypłaty w polskim formacie (dzień, miesiąc, rok). Wiedząc, że Word nie zaciągnie poprawnie tych danych, musimy je przekonwertować na tekst. Dostawiamy sobie dwie kolumny, które zatytułujemy „Nagroda Word” oraz „Wypłata Word”. W obu przypadkach użyjemy funkcji TEKST. Wpisujemy formułę zaczynając od znaku równości. Otwieramy nawias i wprowadzamy żądane argumenty. Jako wartość wskazujemy wysokość nagrody natomiast po średniku i w cudzysłowiu określamy jak ma zostać sformatowany tekst. My chcemy aby wyświetlona była liczba z separatorem tysięcy bez groszy wraz ze złotówkami. Użyjemy zatem takiego zapisu formatowania niestandardowego: „#spacja##0spacjazł„. Zamykamy cudzysłów oraz nawias i zatwierdzamy Enterem. Udało się. Wartość jest już tekstem ponieważ widzimy, że wyrównana jest to lewej strony komórki. Uzupełniamy pozostałe komórki tabeli, chwytając przy pomocy myszy komputerowej za prawy, dolny róg uchwytu wypełnienia, i przeciągamy w dół (pojawi się czarny plusik).
   
3. Podobnie postępujemy w przypadku terminu wypłaty nagrody. Wpisujemy formułę zaczynając od znaku równości. Otwieramy nawias i wprowadzamy żądane argumenty. Jako wartość wskazujemy datę przelewu natomiast po średniku i w cudzysłowiu określamy format tekstu czyli dd.mm.rrrr. Zamykamy cudzysłów oraz nawias i zatwierdzamy Enterem. Udało się. Wartość jest już tekstem ponieważ widzimy, że wyrównana jest to lewej strony komórki. Uzupełniamy pozostałe komórki tabeli, chwytając przy pomocy myszy komputerowej za prawy, dolny róg uchwytu wypełnienia, i przeciągamy w dół (pojawi się czarny plusik).
   
4. Pozostałe dane są sformatowane poprawnie więc taki plik możemy zapisać na dysku swojego komputera.
   
5. Przechodzimy do pisma przygotowanego w Wordzie. Aby rozpocząć tworzenie korespondencji seryjnej, należy połączyć się z tym dokumentem, z którego będziemy odczytywali dane wszystkich pracowników. W górnym pasku nawigacji przechodzimy do zakładki „Korespondencja” i w sekcji „Rozpoczynanie korespondencji seryjnej” klikamy na „Wybierz adresatów”. Następnie przechodzimy do opcji „Użyj istniejącej listy”.
   
6. Otworzy się nowe okienko dialogowe, w którym wskazujemy arkusz kalkulacyjny z naszymi danymi źródłowymi. My zapisaliśmy plik na pulpicie pod nazwą „Korespondencja seryjna”. Klikamy przycisk „Otwórz” a następnie wybieramy arkusz i zatwierdzamy „OK”. Udało się. Połączyliśmy się z plikiem.
   
7. Teraz przyszedł czas na uzupełnienie poszczególnych pól i ustawienia ich w odpowiednim miejscu. Drukowanymi literami oraz kolorem żółtym zaznaczyliśmy te miejsca, które będą zmieniać się w zależności od pracownika. Z menu „Korespondencja” wybieramy opcję „Wstaw pola korespondencji seryjnej”. Po rozwinięciu listy pojawią się tytuły kolumn z tabeli zapisanej w Excelu.
   
8. W miejscu „OSOBA” wstawiamy opcję „Imię i Nazwisko”. Pojawi się kod tego pola. W ten sam sposób postępujemy z pozostałymi danymi czyli adres, kod pocztowy i miejscowość.
   
9. Zamiast daty posłużymy się polem „Wypłata Word” natomiast w miejsce kwoty wstawimy „Nagroda Word”.
   
10. Sprawdzamy czy napewno wszytko dobrze się wyświetla. W tym celu klikamy na opcję „Podgląd wyników”. Aby przełączyć się między kolejnymi osobami klikamy na ikony strzałek, które znajdują się w sekcji „Podgląd wyników”. Wszystko się zgadza. Sprawdziliśmy to z plikiem źródłowym 🙂
    
11. Jeśli wszystko jest w porządku możemy przystąpić do ostatniego etapu czyli do scalenia dokumentów. Spowoduje to utworzenie osobnych stron dla każdego pliku. W górnym pasku nawigacji przechodzimy do zakładki „Korespondencja” i w sekcji „Kończenie” klikamy na opcję „Zakończ i scal”. Z listy wybieramy polecenie „Edytuj poszczególne dokumenty”.
    
12. Pojawi się małe okienko, w którym musimy zaznaczyć czy chcemy to scalenie wykonać dla wszystkich osób czy tylko dla wybranych. Zatwierdzamy klikając na przycisk „OK”. Word utworzył nowy dokument zatytułowany „Lista 1” (ten nasz jest również otwarty). Zawiera on tyle stron ile było osób w naszym arkuszu kalkulacyjnym (w naszym przykładzie było 15 pracowników).
    
13. Jeśli będziemy chcieli nanieść jakieś poprawki, wracamy do naszego pierwotnego dokumentu (tego składającego się z jednej strony). Po naniesieniu wszelkich zmian ponownie scalamy dokument (tak jak w poprzednio opisywanym punkcie).

Dane wykorzystane w plikach są danymi fikcyjnymi, wykorzystanymi na potrzeby artykułu.

Więcej

https://support.office.com/pl-pl/article/tworzenie-korespondencji-seryjnej-za-pomoca-arkusza-kalkulacyjnego-programu-excel-

Pytania?

Dokładamy starań aby pomóc w możliwie przystępny sposób, ale musimy pamiętać iż rozwiązania technologiczne zmieniają się bardzo szybko. Tak więc, jeżeli spróbowałeś/aś postępować zgodnie z naszym poradnikiem a problem nadal występuje. Być może potrzebujesz dodatkowych wskazówek… lub zauważyłeś/aś, że instrukcja nie jest już aktualna i wymaga odświeżenia? Daj nam znać! Skorzystaj z jednej z dostępnych z opcji: skomentuj w polu poniżej lub wyślij do nas wiadomość, korzystając z formularza MAM PYTANIE