Strona główna komputer Jak działa formatowanie warunkowe?

Jak działa formatowanie warunkowe?

Przez

11 marca 2019

3216

Jednym z najlepszych sposobów na szybkie wyróżnienie interesujących nas komórek lub ich zakresu w rozbudowanej, czarno-białej tablicy Excela jest formatowanie warunkowe. Mechanizm ten pozwala na kolorowanie każdego wiersza w arkuszu kalkulacyjnym wskazując w ten sposób najważniejsze informacje. Format warunkowy ułatwia wizualizację statystyk za pomocą pasków danych i zestawów ikon. Istnieje także możliwość filtrowania i sortowania według formatu np. koloru tła lub czcionki. W dzisiejszym artykule pokażemy jak:

zaznaczyć ważne informacje za pomocą reguł wyróżnienia komórek,
sformatować wartości sklasyfikowane jako pierwsze i ostatnie,
zastosować formatowanie warunkowe przy użyciu pasków danych i zestawu ikon.

Zrzuty ekranu w tym artykule zostały wykonane w programie Excel dla Office 365. Jeżeli masz inną wersję programu Excel, wygląd może się nieco różnić ale nie martw się funkcje pozostają takie same. Zaczynamy!

REGUŁY WYRÓŻNIA KOMÓREK

Dysponujemy tabelą, składającą się z danych dotyczących 16 osób (imiona, daty i miejsca urodzenia, wiek, zarobki oraz płeć). Naszym zadaniem będzie wyróżnienie kolorem wszystkich mężczyzn znajdujących się w zestawieniu, zaznaczenie zarobków większych niż 3000 zł oraz wskazanie wszystkich dat urodzenia od styczna do grudnia 1983 roku.
Na samym początku zaznaczamy obszar, w którym zostanie zastosowane formatowanie warunkowe (pomijamy nagłówki wierszy i kolumn). W naszym przypadku zaznaczamy dane z kolumny I czyli „Płeć”. Używamy w tym celu skrótu klawiszowego CTRL+SHIFT+strzałka w dół. Jest to bardzo szybki sposób i przydaje się w pracy z dużą ilością danych.
W górnym pasku nawigacji przechodzimy do zakładki „Narzędzia główne” a następnie w sekcji „Style” wybieramy opcję „Formatowanie warunkowe”. Klikamy w kategorię „Reguły wyróżnienia komórek” i wybieramy „Równe”.
Pojawi się małe okno dialogowe, w którym musimy podać wartość szukanej komórki. W naszym przypadku będzie to słowo „mężczyzna”. Na podglądzie widzimy już, że Excel wyróżnił wszystkie te miejsca jasnoczerwonym wypełnieniem z bordowym tekstem. Oczywiście możemy wybrać sobie inny wygląd z gotowych propozycji, rozwijając listę lub też skorzystać z formatu niestandardowego i samodzielnie określić jak ma zmienić się wygląd komórki (format liczb, wielkość i kolor czcionki, obramowanie, wypełnienie). Swój wybór zatwierdzamy przyciskiem „OK”.
Klikamy w dowolne miejsce poza kolumną „Płeć” i widzimy, że wszystkie komórki, w których znajduje się słowo „mężczyzna” zaznaczone są na czerwono. Formatowanie warunkowe różni się od takiego ręcznego przypisywania kolorów tym, że w momencie wprowadzenia zamiany w jakieś komórce np. zamieniając słowo kobieta na mężczyzna, widzimy, że Excel automatycznie przypisuje kolor.
Teraz kolej na wyróżnienie wszystkich zarobków większych nić 3000 zł. Znów zaznaczamy obszar, którego dotyczy formatowanie warunkowe i tym razem z kategorii „Reguły wyróżnienia komórek” i wybieramy opcję „Większe niż”. Wpisujemy nasz próg liczbowy czyli 3000 i decydujemy się na kolor jaki wyróżni komórki spełniające wymóg. Po zaakceptowaniu, kolory komórek zostaną zmienione.
A jak działa format warunkowy na datach? Nic trudnego. Zaznaczamy zakres komórek w kolumnie „Data urodzenia”. Przechodzimy do kategorii „Reguły wyróżnienia komórek” i wybieramy opcję „Między”. Jeśli chcemy aby Excel zaznaczył nam kolorem wszystkie daty urodzenia z 1983 roku to musimy wprowadzić zakres od stycznia do grudnia 1983. Oczywiście należy pamiętać o prawidłowym zapisie dat czyli rok-miesiąc-dzień. Zatwierdzamy wybór klikając przycisk „OK”.

REGUŁY PIERWSZYCH/OSTATNICH

Dzięki temu mechanizmowi będziemy mogli wskazywać najwyższe i najniższe wartości.

Naszym zadaniem jest wskazanie najwyższych zarobów zgromadzonych w naszej tabeli. W związku z tym, zaznaczamy kolumnę H i przechodzimy do formatowania warunkowego. Wybieramy kategorię „Reguły pierwszych/ostatnich” i przechodzimy do opcji „10 pierwszych elementów”. Oczywiście ta liczba 10 jest pierwotnie ustawiona ale można ją zmieniać.
My zdecydowaliśmy aby Excel wskazał nam 5 najwyższych wartości a także skorzystaliśmy z formatowania niestandardowego i wybraliśmy własny, wyróżniający komórki kolor. Gotowe!

PASKI DANYCH, ZESTAWY IKON

Są to opcje, które tworzą wizualne efekty zgromadzonych danych. Są to formaty warunkowe, które ułatwiają jednoczesne porównywanie wartości z zakresu komórek.

Pasek danych

W naszym zestawieniu wykorzystamy kolumnę z wiekiem aby Excel mógł wykryć wartość najwyższą i najniższą i ustawić odpowiedni pasek danych.
W górnym pasku nawigacji przechodzimy do zakładki „Narzędzia główne” a następnie w sekcji „Style” i wybieramy opcję „Formatowanie warunkowe”. Klikamy w kategorię „Pasek danych” i wybieramy wypełnienie.
Gotowe! Im dłuższy pasek tym większa wartość. Jeśli wynik nie mieście się w komórce można rozszerzyć kolumnę. To z pewnością ułatwi pracę. Tabela stała się bardziej czytelna i od razu widać które osoby są najstarsze a które najmłodsze. Dzięki paskom danych nie musimy przygotowywać jakiegoś dodatkowego wykresu.

Zestawy ikon

Zestaw ikon umożliwia dodanie adnotacji do danych oraz sklasyfikowanie ich w różnych kategoriach, których granice wyznaczają wartości progowe. Każda ikona reprezentuje inny zakres wartości.

Na samym początku zaznaczamy obszar, w którym zostanie zastosowane formatowanie warunkowe (pomijamy nagłówki wierszy i kolumn). W naszym przypadku zaznaczamy dane z kolumny „Zarobki”.
W górnym pasku nawigacji przechodzimy do zakładki „Narzędzia główne” a następnie w sekcji „Style” wybieramy opcję „Formatowanie warunkowe”. Klikamy w kategorię „Zestawy ikon” i wybieramy odpowiednie oznaczenia. Mogą to być ikony kierunkowe, kształty, wskaźniki, klasyfikacje. Wszystko zależy od danych jakie prezentujemy.
My wybieramy 3 kolorowe strzałki. Za ich pomocą Excel znajduje najwyższą i najniższą pensję i dzieli przedział na 3 części. Każdej z nich przypisuje odpowiedniego koloru strzałkę.